Cahier des charges pour un sous-traitant industriel

Un cahier des charges de sous-traitance dit à un fabricant extérieur ce qu'on attend de lui : quelles pièces, en quelle quantité, selon quels plans, avec quels contrôles, dans quel délai, et avec quelles preuves. Quand il est flou, le sous-traitant comble les trous avec ses propres habitudes. Il livre alors une pièce conforme à sa pratique, pas à la vôtre, et le premier lot est refusé. Un cahier des charges précis évite cette discussion et sert de référence quand la relation dure.

L'assistant aide à organiser les exigences, à repérer ce qui manque et à reformuler les phrases vagues. « Usinage soigné » devient une exigence contrôlable, ou une question. Il ne connaît ni votre pièce, ni vos plans, ni vos tolérances réelles. Ces éléments viennent de votre bureau d'études ou de votre responsable qualité, et ils doivent être relus avant d'être envoyés.

Prompt 1 : structurer le cahier des charges

Tu aides une PME industrielle à rédiger un cahier des charges pour le sous-traitant [type de procédé, par exemple usinage, traitement de surface, soudage]. Rédige le document dans cet ordre :

1. objet de la consultation ou de la commande, avec la référence interne [référence] ;
2. pièces concernées : désignation, référence, indice de plan (à confirmer), quantité annuelle et par lot ;
3. plans et documents de référence : listés par référence et indice, sans les joindre ;
4. exigences techniques : chaque exigence est soit chiffrée et renvoie à un plan, soit marquée « à confirmer par [fonction] » ;
5. contrôles demandés : nature du contrôle, fréquence (à définir), moyen de contrôle, enregistrement fourni ;
6. documents à fournir avec le lot : certificat de conformité, relevés, traçabilité matière (si demandée) ;
7. délais, lieu et conditions de livraison : à confirmer ;
8. confidentialité : rappel des règles de notre contrat ;
9. ce que nous ne demandons pas, pour éviter les interprétations.

Règles : n'invente aucune cote, aucune tolérance, aucun délai, aucun prix. Pose-moi une question pour chaque point qui manque.

Éléments fournis :
[notes, extraits de plan anonymisés, exigences du client final]

Prompt 2 : repérer les phrases vagues

Voici un projet de cahier des charges pour un sous-traitant. Repère les phrases qui ne peuvent pas être vérifiées par le sous-traitant ni par nous (« soigné », « conforme aux règles de l'art », « selon l'usage », « rapidement »). Pour chacune, propose une formulation vérifiable, ou la question à poser à [fonction]. Ne modifie rien d'autre.

<projet>
[collez le texte]
</projet>

Prompt 3 : préparer la vérification à réception

À partir du cahier des charges ci-dessous, prépare une fiche de contrôle à réception : une ligne par exigence, colonnes « exigence », « moyen de contrôle », « preuve attendue du sous-traitant », « résultat (conforme, non conforme, non contrôlé) », « remarque ». Ne crée pas d'exigence qui n'est pas dans le cahier des charges.

<cahier>
[collez le cahier des charges]
</cahier>

Exemple concret

Une PME de mécanique confie à un sous-traitant le filetage de pièces en acier. Le premier projet dit : « filetage conforme, pièces propres, livraison rapide ». Le prompt relève que « conforme » n'est pas défini, que « propres » n'est pas contrôlable et que « rapidement » ne donne pas de date. Il propose : « filetage conforme au plan [référence, indice à confirmer], contrôle par calibre (moyen à confirmer), certificat de conformité avec chaque lot ». Pour « propres », il pose la question : quel état de surface est attendu, et comment le vérifier ? Le responsable qualité répond, et le cahier des charges passe de deux lignes à une page utilisable.

Ce qu'il faut retirer avant de coller

Vous pouvez coller un cahier des charges rédigé, en retirant ce qui identifie vos clients finaux, leurs prix et les conditions commerciales confidentielles. Les plans, eux, ne doivent pas passer dans un assistant de façon libre : ils sont soumis à vos engagements de confidentialité et, selon votre contrat, au secret des affaires. La CNIL recommande de ne soumettre à un outil d'IA que les informations qu'on est autorisé à partager, et cite les données couvertes par le secret des affaires parmi celles qu'un organisme peut devoir interdire, selon le mode de déploiement.

Dans le prompt, écrivez donc « plan [référence], indice à confirmer » et non le contenu du plan. Si vous avez besoin d'une relecture de cotes, faites-la avec votre bureau d'études et un outil validé pour cela.

Ce qu'il faut vérifier dans la réponse

• Chaque cote, tolérance, délai ou prix présent dans la réponse figure dans vos documents, sinon il est à confirmer.
• Chaque exigence est vérifiable : qui contrôle, avec quel moyen, et quelle preuve reçue.
• Les documents demandés au sous-traitant sont ceux que vous êtes capable d'exploiter à réception.
• Les mots « conforme », « soigné », « usuel » ont été remplacés ou définis.
• Le cahier ne demande pas au sous-traitant ce qui relève de votre propre responsabilité, comme la validité des plans.

Les exigences qualité du sous-traitant

Un cahier des charges n'est pas seulement technique. Il dit aussi comment vous saurez que la pièce est conforme et ce que vous attendez en cas d'écart. La norme ISO 9001, dans sa sixième édition publiée le 16/09/2026 selon le comité ISO, met l'accent sur l'amélioration continue à partir des résultats. Pour la maîtrise des prestataires, le texte de la norme que vous possédez fait foi ; nous ne le reproduisons pas ici, et votre organisme certificateur est l'interlocuteur pour l'interpréter.

Une exigence de traçabilité, de certificat de conformité ou de contrôle doit correspondre à ce que vous vérifiez réellement à réception. Demander une preuve que personne ne lit ne sert à rien. Le prompt de fiche de contrôle à réception sert à relier chaque exigence à une vérification concrète.

Le contrat et le cahier

Le cahier des charges n'a pas toujours la valeur d'un contrat. Vos conditions générales d'achat, les clauses de confidentialité et les règles de réclamation pèsent autant. Si un sujet touche au droit, comme la responsabilité en cas de défaut, demandez l'avis de votre conseil. Ce site ne donne aucun conseil juridique.

Pour les conditions générales d'achat et la négociation avec un fournisseur, la famille achats propose un prompt de cahier des charges fournisseur qui couvre le volet achats. Ce qui est propre au sous-traitant technique, ce sont les plans, les contrôles et les preuves : c'est ce que décrit cette page.

Sécurité et atelier du sous-traitant

Si le sous-traitant intervient dans vos locaux, ou si vous lui confiez une opération avec des risques particuliers, les règles de prévention des entreprises extérieures ne se règlent pas dans le cahier des charges. Elles relèvent de votre service sécurité et de vos procédures, en lien avec votre document unique d'évaluation des risques et les publications de l'INRS. Ce site ne donne pas de conseil de sécurité présenté comme avis d'expert.

Après la première commande

Un cahier des charges vit avec la relation. Notez chaque écart constaté à réception dans une fiche de non-conformité, puis décidez s'il faut modifier le cahier, changer de sous-traitant ou accepter l'écart avec une dérogation écrite. La fiche de non-conformité de fabrication de ce site donne la structure ; la famille qualité propose un guide sur la rédaction d'une non-conformité.

À vérifier

• Les plans sont désignés par référence et indice, sans être collés dans l'assistant.
• Les tolérances, délais et prix sont confirmés par les personnes compétentes.
• Chaque exigence a un moyen de contrôle et une preuve attendue.
• Les termes vagues ont été remplacés.
• Les règles de confidentialité et de prévention des entreprises extérieures sont confirmées par les services concernés.