Fiche de non-conformité en fabrication : prompt atelier

Une non-conformité de fabrication est un écart entre ce qui a été produit et ce qui était prévu : une cote hors tolérance, un aspect de surface, un composant manquant, une étiquette fausse. Dans l'atelier, elle est souvent signalée à l'oral, réglée à la main, et jamais écrite. Le lendemain, personne ne sait combien de pièces ont été concernées ni ce qui a été fait de celles qui étaient déjà sorties. La fiche de non-conformité sert à ça : garder le fait, la quantité, la zone et la décision, pour que l'écart soit traité et non seulement corrigé à la sauvette.

Ce site ne fait que la fiche de l'atelier : ce que l'on remplit tout de suite, au poste ou à la reprise. La méthode complète de rédaction des non-conformités, avec les exigences de la norme et le travail d'analyse, se trouve sur la page de la famille qualité. Le prompt aide à passer des notes à une fiche complète et à repérer ce qui manque : une quantité sans zone, une cause affirmée sans preuve, une action qui n'a pas de responsable.

Prompt 1 : mettre les notes en fiche

Tu es assistant qualité dans une PME industrielle. Rédige une fiche de non-conformité de fabrication à partir des notes ci-dessous, pour l'atelier [atelier], la ligne [ligne], le produit [référence produit], lot ou ordre de fabrication [numéro].

Rubriques dans cet ordre :
1. date et heure de détection (JJ/MM/AAAA) ; fonction de la personne qui a détecté ;
2. constat factuel : ce qui est observé, avec la mesure ou le critère de référence s'il existe ;
3. quantité concernée (pièces ou unités), quantité contrôlée, quantité déjà sortie de l'atelier ;
4. zone où se trouvent les pièces (stock, en cours, expédition) ;
5. action immédiate : ce qui a été fait tout de suite (tri, mise à part, arrêt) ;
6. cause possible : marquée « à vérifier » ;
7. proposition de suite : à décider par le responsable (tri, retouche, rebut, dérogation, analyse).

Règles : une seule non-conformité par fiche ; aucun nom de personne ; n'écris aucune cause comme certaine ; « [à compléter] » pour toute rubrique non renseignée.

Notes :
[collez les notes brutes]

Prompt 2 : vérifier qu'une fiche est complète

Voici une fiche de non-conformité. Vérifie-la comme le ferait le responsable qualité qui la reçoit ce matin.
1. Liste les rubriques vides ou ambiguës.
2. Indique si la quantité est cohérente avec la zone et avec l'ordre de fabrication.
3. Repère la phrase qui présente une cause comme certaine sans preuve.
4. Propose la question à poser à la personne qui a détecté le défaut.
Réponds en liste de 150 mots au plus. Ne réécris pas la fiche.

<fiche>
[collez la fiche]
</fiche>

Prompt 3 : préparer la décision de tri

Pour la non-conformité [numéro] décrite ci-dessous, prépare un tableau d'aide à la décision : options possibles (tri, retouche, rebut, dérogation, analyse complémentaire), pour chacune ce qu'il faut vérifier avant de la choisir, la personne habilitée à la décider (fonction), et les informations manquantes. Ne choisis pas à ma place.

<fiche>
[collez la fiche]
</fiche>

Exemple concret

Un régleur constate, à la fin d'un lot de cinquante pièces, que sept pièces ont un diamètre hors tolérance au contrôle visuel de l'alésage. Il a mis les pièces à part, arrêté la machine et prévenu le responsable. Les notes : « 7 pièces sur 50 contrôlées, les autres non vérifiées au calibre, 12 pièces déjà sorties hier, cause possible l'outil ». Le prompt produit une fiche : constat avec la référence de tolérance du plan, quantité de 50 contrôlées (dont 7 hors tolérance), zone : mise à part en atelier et 12 pièces sorties à vérifier, action immédiate, cause « usure d'outil, à vérifier ». Il signale que les 38 pièces non contrôlées ne sont pas couvertes par le constat et demande la décision de contrôler le lot entier. La fiche est transmise au responsable qualité, qui décide du tri.

Ce qu'il faut retirer avant de coller

Gardez les références de produit, de lot, les mesures et les zones. Retirez les noms des personnes et les appréciations sur leur travail. Si la non-conformité concerne une pièce d'un client, nommez le client par son code interne. Les plans et les tolérances sont confidentiels : écrivez « tolérance du plan [référence] » plutôt que la valeur complète si votre contrat l'exige.

La CNIL recommande de ne pas soumettre à un outil d'IA des informations qu'on n'est pas autorisé à partager. Une fiche de non-conformité contient souvent des données de client : anonymisez-les.

Ce qu'il faut vérifier dans la réponse

• Le constat est factuel : une mesure, un critère, une observation, pas une interprétation.
• Les quantités sont cohérentes entre contrôlées, défectueuses et sorties.
• La cause est marquée « à vérifier » tant qu'elle n'est pas confirmée.
• Aucune décision de tri, de rebut ou de dérogation n'est écrite comme prise : elle est proposée au responsable.
• Les pièces non contrôlées sont mentionnées comme telles, pas considérées comme conformes.

Sécurité : une non-conformité peut être un danger

Certaines non-conformités concernent la sécurité des produits ou des personnes : une protection mal montée, un composant qui peut se détacher, un étiquetage qui cache un risque. Dans ce cas, la fiche ne suffit pas. Prévenez immédiatement le responsable, puis le service sécurité. Ce site ne donne aucun conseil de sécurité présenté comme avis d'expert. Les risques de votre atelier sont repris du document unique d'évaluation des risques, que l'employeur doit tenir à jour, et les publications de l'INRS donnent le cadre.

Une fiche qui sert à quelque chose

Une fiche de non-conformité a deux usages. Le premier : traiter le lot, décider et tracer. Le second : repérer les défauts qui reviennent. Gardez les fiches classées par produit, par ligne et par type de défaut. Une fois par mois, regardez ce qui revient, et posez la question de la cause avec la méthode des 5 pourquoi, décrite sur ce site, pour les écarts qui se répètent.

La norme ISO 9001, dans sa sixième édition publiée le 16/09/2026 selon le comité ISO, parle de l'amélioration continue de l'efficacité du système à partir des résultats. Les fiches sont une partie de ces résultats. Mais le texte de la norme et votre organisme certificateur font foi pour les exigences précises sur la gestion des non-conformités ; nous ne reproduisons pas la norme ici.

Ne pas écrire la fiche sous le coup de l'émotion

Un défaut découvert en fin de poste donne envie de désigner quelqu'un. La fiche ne le fait pas : elle décrit le constat et la suite. Si la cause est humaine, demandez ce qui a rendu l'erreur possible, comme une instruction absente, une cadence trop rapide ou un outil mal adapté. Ces causes-là se corrigent.

Enfin, la fiche doit être lisible par quelqu'un qui n'était pas là. Une bonne fiche se comprend sans appeler l'opérateur. Relisez-la avec cette question en tête.

À vérifier

• Le constat est factuel et daté.
• Les quantités sont cohérentes entre elles.
• La cause est présentée comme hypothèse, sauf preuve.
• Les décisions sont proposées et non prises par l'assistant.
• Aucun nom de personne ni donnée de client identifiable.
• Les risques pour la sécurité sont signalés au responsable et au service sécurité.